Les informations qui circulent dans une entreprise doivent être compréhensibles et mémorisables par chaque niveau hiérarchique. L’efficacité et la performance des équipes de la structure en dépendent grandement. Au lieu de transmettre des informations via de multiples tableaux Excel, il s’avère judicieux d’opter pour une méthode plus intuitive comme le management visuel.
Le management visuel : c’est quoi ?
Avant tout, il est nécessaire de définir qu’est-ce que le management visuel ? Il s’agit d’un outil du lean management basé sur la perception visuelle des informations. Également appelé gestion et organisation par la vue, il a pour objectif de faciliter le partage d’informations dans une entreprise.
Des études révèlent qu’une information transmise au moyen d’un signe ou d’une image est plus facilement perçue, comprise, mémorisée et assimilée qu’un message vocal. Par ailleurs, 65 % de la population possède une mémoire à dominante visuelle. De ce fait, une entreprise peut considérablement améliorer sa communication interne, mais aussi limiter les erreurs, la perte de temps et le gaspillage en recourant à des outils visuels. Plus précisément, le management visuel permet entre autres de :
- Faciliter la compréhension des informations et diminuer les incompréhensions ;
- Mettre en avant les informations importantes et transmettre efficacement les messages clés ;
- Faciliter la conduite du changement en aidant à convaincre ;
- Favoriser l’implication des collaborateurs et stimuler le travail collaboratif ;
- Faciliter la prise de décision.
Exemples de management visuel à mettre en place dans son entreprise
La gestion et organisation par la vue a déjà fait ses preuves dans de nombreuses situations. Un exemple de management visuel que vous pouvez mettre en place dans votre entreprise porte sur le service d’approvisionnement d’une usine. Celui-ci a pour objectif de livrer dans le délai imparti les pièces provenant de fournisseurs aux différents ateliers de production. Son équipe est chargée de la gestion de différents paramètres comme :
- Le nombre de commandes à passer par semaine pour prévenir tout retard dans l’activité de l’usine ;
- Le nombre de lignes de commande dont la livraison est en retard ;
- Les accusés de réception absents ou non conformes ;
- Le nombre de lignes de commande bloquées en raison d’un manque d’information.
Des objectifs ont été établis pour chacun de ces paramètres. Une fois par jour, l’équipe se réunit autour d’un tableau dédié pendant 10 minutes pour déterminer les écarts par rapport aux objectifs, évoquer les blocages et définir les actions à mener. Celles-ci sont consignées sur le tableau et font l’objet d’un suivi quotidien. Un espace y est aussi consacré aux actions de retour d’expérience (retex). En cas de problème récurrent, l’équipe peut décider le déploiement d’une démarche d’amélioration continue.
Dans cet exemple de management visuel, l’avancement des activités est mis à jour en temps réel. Les blocages sont aussi identifiés rapidement, ce qui permet à l’équipe d’agir au plus vite. En outre, la gestion du retex permet de résoudre les problèmes récurrents.
Voici d’autres exemples de management visuel qu’il est possible d’adopter dans une entreprise :
- Dépôt des pièces défectueuses dans un bac rouge en vue d’une analyse et d’une correction des défauts en fin de shift pour une chaîne de production ;
- Affichage sur un tableau situé au-dessus du poste de travail des collaborateurs des informations essentielles à l’exécution des tâches ;
- Marquages visibles pour indiquer le chemin à emprunter et pour permettre d’éviter les zones de danger d’un site ;
- Utilisation d’un code de couleurs (vert pour mettre en avant un succès, rouge pour indiquer un échec ou pour signaler un danger, orange pour mettre en évidence un point qui mérite une attention particulière, etc.).
Comment bien le réussir ?
Pour déterminer l’exemple de management visuel à mettre en place au sein de votre entreprise, vous devez identifier les méthodes et les outils les mieux adaptés à vos projets et à vos équipes. Parmi les plus utilisés figurent notamment :
- La méthode Kanban. Permettant de suivre des tâches en temps réel, elle sert énormément en gestion de projet ;
- Le Mind Mapping. Aussi appelé carte mentale ou carte heuristique, cet outil convient particulièrement aux projets complexes impliquant une grande quantité d’informations ;
- Le design thinking. Cette méthode s’avère très utile dans le développement de concepts innovants ;
- Le diagramme de Gantt. Cet outil constitue une précieuse aide à la planification de tâches.
Privilégiez des méthodes et des outils simples d’utilisation. Autrement, votre entreprise ne pourra pas profiter pleinement des avantages du management visuel.
