Aujourd’hui, la gestion de paie peut être facilement externalisée ou traitée en interne grâce à des solutions dédiées. Les deux options sont effectivement accessibles aux entreprises de toutes les tailles, malgré les appréhensions des petites structures. Il est toutefois indispensable de connaître les critères essentiels dans le domaine pour trouver un logiciel adapté à vos besoins. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est un outil permettant d’optimiser les processus RH liés à la rémunération des employés d’une entreprise. Il sert à la base à établir les fiches de paie de vos collaborateurs et vos DSN (déclarations sociales nominatives). Ce type de solution peut également traiter une grande diversité de formalités relatives à la vie du salarié. Ainsi, il est important de bien choisir son logiciel de paie

Concrètement, le programme permet aussi de gérer des documents comme la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) ou le STC (solde de tout compte). Il donne même la possibilité d’automatiser la gestion de la paie et de centraliser toutes vos données sociales. Vous devez seulement indiquer vos règles RH, vos conventions collectives, vos dispositions internes, etc., lors du paramétrage. L’outil pourra ensuite éditer des bulletins de salaire en tenant compte de ces différents facteurs. 

Le logiciel existe actuellement sous forme d’applications installées sur vos appareils et de solutions SaaS basées sur le cloud. Avec la première option, les performances du programme dépendent de la licence acquise et de votre poste de travail. La seconde configuration permet, en revanche, de vous affranchir des limites de votre système informatique. En effet, l’application tourne sur les serveurs du fournisseur. Il suffit ainsi d’avoir une connexion internet pour profiter de ses fonctionnalités. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Source : shutterstock.com

Pourquoi votre entreprise en a besoin ?

Un logiciel de paie offre un gain de temps considérable grâce à la centralisation et à l’automatisation de vos processus administratifs. Outre la paie, il permet de maîtriser vos données sociales. Vous pourrez donc produire facilement des bulletins de salaire correspondant aux profils de vos différents collaborateurs. En effet, le paramétrage inclut l’ancienneté, les barèmes des primes, les heures supplémentaires, etc.

Le logiciel permet par ailleurs de réduire les risques d’erreur et de non-conformité sur les documents RH. Au-delà de la création et de l’édition des fiches de paie, il peut également prendre en charge :

  • L’ajout de nouvelles réglementations (prélèvement à la source, simplification des bulletins, majoration ponctuelle…) ;
  • Le suivi des congés et la gestion des comptes épargne temps ;
  • Les bordereaux des charges sociales ;
  • La réalisation des virements ;
  • La télédéclaration de la DNS (remplaçante de la DADS et de la DUCS) ;
  • La dématérialisation et l’archivage des fiches de paie ;
  • L’organisation des dossiers du personnel ;
  • La création de tableaux de bord RH pour les reportings ;
  • L’export automatisé des écritures de paie vers les logiciels comptables ;
  • La production de divers documents administratifs (promesses d’embauche, contrats de travail, attestations ASSEDIC, certificat de travail…).

Le logiciel de paie participe en somme à l’optimisation de votre service RH. De plus, il existe des modules spécifiques permettant de compléter cet outil et d’étendre la dématérialisation aux processus connexes. 

Pourquoi votre entreprise en a besoin ?
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Comment choisir un logiciel de paie ?

Vous devez avant tout analyser vos besoins et vos particularités pour bien choisir un logiciel de paie. Il est notamment indispensable d’évaluer votre capacité à sécuriser les données informatiques. Vous pouvez envisager des solutions SaaS, si vous avez les moyens de protéger correctement votre SI (système d’information). Dans le cas contraire, il vaut mieux opter pour un programme à installer en interne. 

Certains fournisseurs de service cloud peuvent éventuellement aider votre équipe IT à renforcer la sécurité de votre réseau durant l’intégration. Ainsi, vous aurez la possibilité d’utiliser cette configuration en toute sérénité. Tout prestataire de paie assure, en revanche, la sécurisation des données de son côté. Les failles potentielles se trouvent surtout au niveau de votre entreprise. Il est donc important d’en tenir compte.

D’autre part, vous devez considérer le nombre de vos salariés et anticiper l’évolution de votre effectif. Vous risquez en effet de réaliser un investissement conséquent pour un logiciel sous-exploité. À l’inverse, une structure en plein développement peut rapidement atteindre les limites d’un logiciel pour TPE. Les offres cloud permettent néanmoins d’éviter ces problèmes grâce à leur côté évolutif. De ce fait, vous pouvez souscrire une formule basique au démarrage et passer au forfait supérieur si nécessaire.

Comment choisir un logiciel de paie ?
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