Excel est un logiciel de la suite bureautique qui est utilisé principalement comme tableur. Il a longtemps été parmi les outils privilégiés en entreprise en raison de sa grande polyvalence. Il permet de créer des tableaux à toutes les fins grâce à ses nombreuses formules. Vous pouvez notamment vous en servir même pour piloter des projets. Bien que très pratique, Excel n’en demeure pas moins dépassé par tous les progrès qui sont faits en ce qui concerne les outils digitaux. C’est la raison pour laquelle vous devez vous en débarrasser au profit de solutions plus appropriées.
Utilisez un outil PPM efficace et adapté à vos besoins
Il est vrai que le logiciel Excel peut être exploité comme outil de gestion des projets. Toutefois, face à une solution conçue spécialement à cet effet, il devient très vite obsolète, car moins performant. Il vous est alors plus bénéfique de vous tourner vers un outil adéquat.
Nous vous recommandons l’usage d’un outil PPM efficace qui vous assistera dans les processus clés du management de votre portefeuille de projet. Pour le choisir, vous devez avant tout tenir compte de vos besoins. Il est important que le logiciel soit adapté pour que vous puissiez en tirer le meilleur. Dans tous les cas, il vous sera nettement plus utile grâce à ses nombreuses fonctionnalités.
Visibilité accrue sur vos projets
Grâce à un outil PPM (Project Portfolio Management), vous avez l’assurance d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble des projets de votre portefeuille. Avec ses fonctionnalités d’arbitrage, vous avez une vision d’ensemble sur tout ce qui est relatif à la vie et à la progression de vos projets.
Vous disposez ainsi d’une solution performante qui centralise systématiquement toutes les données et leur donne un référentiel unique. De cette façon, vous évitez les doublons, les pertes d’informations ou encore les soucis de partage de données récurrents avec Excel.
Vous n’aurez par exemple plus besoin d’envoyer plusieurs versions d’un même document à toutes vos équipes. Elles pourront le consulter en temps réel et prendre connaissance des modifications qui y sont apportées.
Gain de productivité
Avec un outil PPM, le gain de productivité de vos équipes est garanti. En fluidifiant la gestion de votre portefeuille de projets, le logiciel améliore le suivi des tâches, mais pas seulement. Il favorise aussi une exécution plus prompte des différentes options et optimise la chaîne des opérations. Vous devenez ainsi globalement plus productif.
L’outil PPM est aussi idéal pour automatiser de multiples tâches administratives répétitives. Il vous fait de ce fait gagner énormément de temps en vous débarrassant d’étapes chronophages sans valeur ajoutée. Ce temps pourra être utilisé à bon escient pour faire avancer plus vite d’autres phases de vos différents projets, d’où le gain de productivité.
Fluidité de la collaboration
L’une des clés du succès pour le pilotage des projets, c’est la collaboration sans faille de toutes les équipes qui participent. Pour qu’elle soit une réalité, vous avez besoin d’un logiciel qui favorise la circulation perpétuelle de l’information. De cette façon, tout le monde reçoit au même moment les données importantes et est au courant des directives communiquées.
Avec un outil PPM, vous pouvez profiter de ce type d’avantages. Il fait office de logiciel collaboratif avancé avec des fonctionnalités pensées pour faciliter le travail en équipe. Vous avez par exemple l’accès à des espaces de travail collaboratif ou des interfaces de discussion collectives. Ce sont autant d’options qui permettent à toutes les équipes de travailler de concert et de manière harmonieuse.
Utilisation optimale des ressources
Piloter un projet ne se résume pas à organiser l’exécution des tâches dans le temps. Une autre grande partie du travail consiste à utiliser à bon escient toutes les ressources à votre disposition. Il s’agit aussi bien des ressources humaines que matérielles et financières. Avec un outil PPM adapté, vous aurez plus de facilité à allouer chacune d’elles comme il se doit.
De plus, il vous donne une vision d’ensemble de toutes les ressources, ce qui vous facilite la tâche. Un logiciel PPM améliore aussi votre phase de planification. Il vous permet de prendre en compte tous les facteurs qui sont importants afin de programmer toutes les étapes.
Comment implémenter un outil PPM en entreprise ?
Pour implémenter un outil PPM dans votre entreprise, vous devez tenir compte en premier de vos objectifs. Il est important que le logiciel vous permette de les atteindre dans les délais fixés. Il faut alors qu’il dispose des fonctionnalités qui sont en accord avec vos besoins. Prenez donc la peine de les vérifier pour vous assurer qu’ils vous apportent exactement l’aide qu’il vous faut.
Il est opportun, ensuite, de considérer les outils métiers dont vous faites déjà usage dans votre entreprise. Il y a forcément certains d’entre eux qui sont spécifiquement incontournables pour l’activité que vous menez. Dans ce cas précis, il est préférable de vous tourner vers un logiciel PPM qui peut s’intégrer à vos outils et en être une sorte d’extension.
De cette façon, il pourra en exploiter les données et vous assister sans ralentir ou modifier vos processus. En dernière position, il suffit de faire appel aux professionnels qui vous proposent la solution. Ce sont eux qui seront en mesure de l’implémenter convenablement dans vos systèmes. Bien entendu, ils doivent disposer de certaines informations sur votre matériel pour employer les bonnes méthodes et techniques d’implémentation.
Formez vos équipes à votre nouvel outil de travail
Une fois que l’outil PPM est parfaitement implémenté dans vos systèmes, vous ne devez pas vous précipiter. Il faut vous assurer que l’ensemble de vos collaborateurs se l’approprient pour que le travail soit fluide et sans difficulté. Dans cette optique, nous vous suggérons d’organiser des séances de formations pour toutes vos équipes.
Elles serviront à la maîtrise de votre nouveau logiciel. En prenant la peine de passer par cette étape, vous faites en sorte qu’elles s’habituent à leur nouvel outil de travail. Pour que ce soit plus facile, optez pour un système rotatif. Il est peu judicieux que la totalité de vos effectifs se forme au même moment. Cela ne fera que paralyser inutilement vos activités.
